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当前位置>>Tradekey操作技巧>>怎么样写好Tradekey邮件
信息来源:tradkey中国服务中心  发布时间:2008-8-1 9:05:09   浏览次数:56

怎么样写好邮件
1/ 发邮件无subject主题, 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下.
后果:以前的邮件是针对以前的某一件事情,邮件正文和主题都和现在的事情无关.导致买家一头雾水,无法快速辨认.
2/ 邮件下方无签名(包括人名,公司名字,联系方式等)或者只有中文名字.
  后果:导致买家不知道你是谁?要知道,买家会接触,联系很多国家的不同供应商,你在一段时间没有和买家联系后,突然发过去个邮件,对方很难判断你是谁?来自什么国家的什么公司
3/ 邮件的发件人不要用中文.如 联想公司张三<[email protected]>, “联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码,哪怕不是乱码,对方也不一定可以看懂中文.
4/ 买家如果已经CC,把邮件抄送给第二个人,或者抄送给2个人以上(可能是买家的同事或者主管),你回复的时候要按"reply all” ,而不要只回复发件的那个人.买家发邮件CC的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况,你有义务回复全部的人.
5/ 回复买家邮件的时候要” reply with all history”,不要把历史记录删除,否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容.也不要随意改变邮件的主题.一件事情,一个产品的邮件要保持一个邮件主题.
6/ 不要用晦涩难懂的缩写,我们不是在发电报如hv: have等.以免产生误解.也不要用俚语.
7/ 重要的内容可以用bold粗体加粗或者用大写.
8/ 不要全部用大写字母写邮件正文.如 THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17,2006
9/ 如果事情比较复杂,繁多的话,可以用 1 2 3 4 注明.表达要简洁,直接,明确.不要把很多事情写在一段中,显得非常冗长,没有条理性.
10/ 不要用过多的感叹号.你在一个邮件中用了过多的感叹号,效果是和你一个都不用是一样
11/ 每一段中间要空一行,方便别人阅读.
12/ 如果你是初学者,学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法. 询盘处理技巧分享
开篇:不是你回复的好客人就会下订单给您,但您回复的不好肯定不会得不到客户的订单
(一)、回复技巧
1.回复时间注意事项:
今天的今天一定要回
香港、台湾、韩国2个小时内回复
澳大利亚收到后马上回
欧洲下午三点前一定要回
美国下班前回
(根据各国的时差和工作习惯统计)
注:若不能回复询盘一定要给客户一个回应,告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回
2.回复原则:
  3C原则     Clearness(清楚)     Concisenes(简洁)     Courtesy(礼貌)
3.案例分析
第一回合
(1)需要思考的问题:
专业度 professional  (多了解自己的产品,在每一封邮件中体现您的专业度)
满足需求度 meet demands
体现诚意  show your sincereity
(2)回复邮件注意点
规范的格式(paragraphy, capitalization,spelling ,grammer…….)
主题 Subject ——点睛之处(用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for哪几个产品)
问候语——礼节、呼应
有问必答——不能回答要给客户解释
重点突出,意思明确
落款——要有完整称呼
第二回合
询盘回复
专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整
专业图片——清晰、方便浏览和接收
向客户提要求——审慎,tell why   可以向客户报两个价格fob/c&f价
前瞻性——专业的最好体现
语气——会影响全局
几个回合后
客户来邮件后
客户有多个问题    一一作答,条理清楚
客户提出的专业问题尤其不能避而不答(如在说明中已有要标出)
涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及
减少邮件往来的回合,提高效率
4.公司介绍
公司介绍怎么写?
公司介绍三行  How long?  When? What?
三行最适合且要有独特的卖点,放在开始和结尾都是可以的
公司介绍内容:
独特卖点
员工情况
质量控制程序
公司新闻
工厂规模
贸易服务设备
特殊生产能力
参展情况
代理商及代表处
质量和安全标准
委托加工服务
研发能力
其它主要客户
5.讨价还价
第一次报价给自己适当留有空间
价格的合理性
与竞争对手相比
其他选择方案
6.独家代理
了解当地试产,了解该代理商
让对方先谈条件
保护自身利益(合作方式、合作期限、违约条款、数量)
如果可能具体到某一制定产品
7.无法满足对方需求时
一定要注意语调+给出解决方案
总结
每天提升一点
专业书籍——熟读唐诗三百首,不会作诗也会吟
企业内部学习——三人行、必有我师
客户邮件——很好的免 费 老师
温故而知新——自己是自己的老师
意识决定行为
重视你的每一客户
赢在服务
自己多做功课,少让客户做功课
细节很关键
仔细阅读客户邮件中每一句话,和每一封邮件
如何尽快让网上寻价变成实际的订单?
会来这里的朋友,一般情况下,都有通过或者准备通过阿里巴巴等著名电子商务网站来开展自己的生意。但是,网络与面对面进行交往,毕竟存在着差别,网络是一条认识新客户渠道,是一个认识客户的工具。我想,在阿里巴巴做生意的朋友,都会有很多很多的询盘,这个询盘,就是你将来的客户。有了询盘,接下来,要做的就是把这个网上的询盘,做成现实中的订单。
我问各位,你们通过阿里巴巴做成生意了没有?有,我祝贺你。并希望你能够在此和大家一起来分享你成功的喜悦。
如果没有,那我不禁要问,你的同行都可以做成生意,而你为什么不行呢?到底是为什么?我们要分析各方面的原因,找出各种原因,并想办法去解决它。下面,有一些经验和大家一起来分享,希望对各位有所帮助。
分享A
很多客户只询价,不下单,是很正常的,如果他们不询价或一次询价就下订单,倒真的要小心了!(外贸风险时时存在!不要初生牛犊不怕虎!还是慎重点好!)
除此之外,可以自行分析以下原因:
1)你公司(包括你自己)给客户的信誉度如何?
2)你的产品报价的价位(与市场行情差价)如何?
3)你的商贸语言及技巧如何(是否会产生误解或含糊不清)?
4)你可以把自己发出去的传真、电子邮件换个角度看一看?(如果你是客商,你会不会接受?)
分享B
将电子询盘转化为真实订单:一个较好的回复询盘样本
Sample
a better reply
Dear buyer:
It is good to hear from you again.You inquired about my bamboo baskets on September 15,1998.I sent you a company catalog at that time.I can send you a second catalog if you need?
You are not the only importer in Brazil that has asked us about bamboo baskets. I have also received inquires from ABC company,Universal Co Ltd in Brazil ,but they always inquired another kind of baskets.I will introduce this kind of basket for you if you need.Would you like me to help you by making a special sample for you Brazil market?
We are a professional bamboo products manufacture with 14 years experiences in China,offering over 1,500 various kinds of bamboo products and monthly output up to 5 millions pieces.We are the best manufacturer that you can trust in China.The details for the product(as the attached photo)you inquired as following :FOB XXX,Min.Order:2,000,Price:USD1.80/pc,Delievery Time:30 days after the receipt of send you a smaple with catalog together.
I look forward to see your reply!
买家您好,
很高兴再次收到您的查询:您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮,那时我们曾寄过公司目录给您,如您需要我可再寄一次给您。
您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商,我们也曾收到来自巴西ABC、Universal等的进口商的查询,但他们总是查询另一种竹篮,如您有需要,我可以向您介绍那一类的竹篮,您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您?
我们是有十四年专业竹制品经验的中国制造商和提供超过1,500种多样的竹制品,月产量达五百万个,是您最值得信赖的中国竹制品供应商。您询问的产品如附图资料如后:XXXXXXXXXXXX。我明天会寄一份目录给您,若您能提供您的快递帐号,我们将把样品一同寄给您!
期待尽快收到您的回复。
点评:
(1)给买家提供最初查询您产品的回忆参考点,这样有助于买家回忆起他是在什么时候,通过什么方式,对什么产品产生了什么样的兴趣或问题。因为固有的熟悉感会增加买家与您合作的兴趣与信心。买家一天中会发出许多查询,如果您的回复与其它回复相比无任何出众地方,只能陷于一大堆无聊的产品报价,不会吸引买家。这种回忆的参考点有时间,事件或物件等。在本例中,供应商使用的是时间和事件:“您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮,那时我们曾寄过公司目录给您”;
(2)给买家适当的增加些许压力。目的在于促进买家回复的速度与认真程度,有些目的甚至在于迫使买家不得不进行采购行为。在本例中,供应商告诉买家你的竞争对手或同行正在与我取得联系,并且我一直协助你的同行抢占你的巴西市场。如果供应商原先的合作客户是A级买家,那么对这位新买家就具有带动作用;如果是同级,这位新买家就会更加迫切的进入竞争状态中来;当然你不能告诉你的买家“我们原先一直和比你规模小的买家合作”,这样会使他觉得对你的信心不足。原句是:“您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商,我们也曾收到来自巴西ABC,Universal等的进口商的查询”;
(3)告诉买家作为供应商你是做什么产品的?你能做到如何?买家凭什么完全的相信你?这就是企业介绍与实力规模证明。在本例中,供应商用一系列数据证明了自己的规模与实力,如:“十四年专业竹制品经验”、“提供超过1,500种多样的竹制品”、“月产量达五百万个”;
(4)不是我要向你索取什么,而是我能为你做什么。切记服务理念。在本例中,供应商热忱与负责的服务态度使买家能够感受到与其合作的良好基础。如:“如您需要我可再寄一次(目录)给您”、“如您有需要,我可以向您介绍那一类的竹篮”、“您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您?”;
(5)主要问题:所答即所问,所答非所问;
很多供应商认为网络营销首先就会遇到一个问题,即样品寄送的问题。其实到目前为止我们也没很好的办法解决这一问题,但这位供应商就很聪明。买家要样‘品’,那我就免费寄一份样‘本’给你看,也算所答即所问。但样‘品’呢,怎么说?反正供应商没表示是否免费寄送,只要你给了快递帐号,我就会一同寄送,如果你要不给快递账号呢?我也没说不送(但后来,他告诉笔者,还是送了,轻工艺品,不看样品不成)。这也算所答非所问吧。
(6)不寄样本行不行?行!网络沟通无极限,虽说样品不能电子传送,但样本总归是能够电子传送吧,而且方便,快捷,成本较低。我们说不仅是回复时可以传送样本,而且平时就应该使用这种方式做推广。在本例中,加上上面附的图和后来附的资料,就是一个完整的产品样本。如果你还有其它样口可以推荐,也完全可以一并附上。
(7)记住:吸引买家回复你的回复。本例是如何做到的呢?
A,我可以再寄样本给您,如果你回复我;
B,我可以向您介绍您的同行采购的那种产品,如果您回复我;
C,我可以为您做些特别的样品,如果您回复我;
D,如果你想知道1,500种样品如何,我可以向您介绍,如果你回复我;
E,如果你想要样品,请回复我;
F,期待尽快收到您的回复;
一封完整的感谢信:感谢+公司介绍+负责人的签字或署名

分享C
1。你的行业出口量和前景。本行业内各个企业报价的平均水平和报价趋势。你的产品质量在国内同类产品属于哪个水平面(高中低),以达到报价的正确性。
2。在我每一个报价和寄样后都必须请求客人有反馈的过程。对价格和质量以及其它问题的意见。大部分都有回复。
3。在来往邮件中尽量语言的专业性和针对性。
让内行的客人看到你的邮件就知道你是此行业内的熟手。
4。开发一个新客人的周期是半年到一年,特别是在网络上。别老是想到客人的订单而是先交朋友和交换有价值的信息和意见。
5。现在做外贸的人越来越多,竞争也越来越历害。故特别注意服务和经常学习,避免出错。
分享D
1、首先将客人谈判的细节做好详细的记录和回忆,先判断此客户的购买欲有多强,也就是说,要区分清楚他是“真的买家”还是“打听行情的买家”;有的客户其实他已经有长期稳定的供应商,他其实只是把你当报价的参照物罢了,要特别小心这类客户。对这类客户,我个人的意见:不但不要报价,连资料都不要给。因为在这样的客户身上花费太多的时间精力不值。我不否认也有“精诚所至,金石为开”的客户,但以我做外贸的经验,骗“财”(价格)骗“色”(样品、资料)的客户太多,不值得追捧。
2、关于真假买家,可以通过交谈(面谈、电话、传真、EMAIL)来辨别(这种方法的条件是--你所提的问题客人要有所反应):真还是假?行家还是生手?只要问他几个关键性的问题,比如:产品的规格、技术参数,希望接受的价位,打算订购的数量,做什么品牌,该品牌在当地是否有影响力,和中国的哪些企业有过生意往来,和中国做生意有多长时间(也就是说是否为“中国通”)等等,通过这些大致可以区分出客户的“真”与“假”,“实”与“虚”,“大”与“小”。
3、从外商提供的名片也可以判断客户的实力,如:公司所处该城市的地段,有几条电话线、传真线,有没有自己的网站,是零售商、批发商还是进口商?在当地是否代理过一些著名的品牌,等等。
4、做外贸其实就是做服务,谁的服务好,谁就能赢得客户。服务好包括如下几方面:
A)报价恰如其分,不能过低,也不能过高;好东西不能贱卖,普通的产品不要报高。因为客户往往会从你的报价来判断你的诚实性,并同时判断你对产品的熟悉程度;如果一个非常简单普通的产品你报一个远离市场的价位,这说明你的诚实性不够,你根本不懂这一行,自然而然别人会对你的传真不屑一顾;
B)对客户的任何信息要及时响应并回复;对客户的回复不能简单的一问一答,要尽可能全面、周到,但切不可啰嗦。
最后再问一句:“你的同行都可以做成生意,别人都可以做成生意,你为什么不行呢?”
你的同行都可以做成生意!
而你为什么不行呢?
问题在哪里?
四、建立稳定联系
  1、不管短期内有无订单,尽量与拿样客户建立起一种稳定的联系,不间断通知公司的产品线新情况。
  沟通的频率很重要。
  2、让客户有少不了你的感觉,因为电子商务的存在使得客户始终面临无数诱惑。
如何发布有商业价值的供求信息。以阿里为例:
什么是供求信息(Trade Leads)?
供求信息是您发布到网站上的Buying/Selling Leads,帮助您找到更多的买/卖家。据我们的统计,目前网上买家通过Selling Leads 来搜索的概率非常高, 为了贵司能取得更好的效果,请每周至少发布一次以上信息。
怎样发布一条有商业价值的供求信息?
1. 点击导航栏 “供求信息”(Trade Leads)下的“发布供求信息”链接,进入发布新的供求信息页面。
2. 逐个填写要发布的“供求信息”(Trade Leads)信息,带* 号的为必填项。
小提示:
1)尽量选择不同的类目发布信息,以便买家能更多渠道的找到您的信息
2)注意主题(Subject)的填写
 l  首字母大写,其他小写。
   标题中不能有价格和数量l
 l  以填写产品名称为主,不宜超过10个单词。
3)关键词(Keywords):即较通用的名称及相关的词,目的是提高买家搜索供应商资料时的准确性。
  例如:要出售女时装裙,Ladies’ Skirt,Skirt,dress。
 建议您设置的keywords 要尽量选用简练的,行业通用的,符合买家及市场惯例的。l
l 请填入与您的服务或产品名称相关的词或词组,并用“,”隔开。
 最多可填入256 个字符。l
4)详细内容(Details):详细产品信息和供求信息的具体内容。
l 建议您以介绍产品为主,并充分展示贵公司所具有的其它竞争力。例如:月/年供货能力,证书情况,知名合作企业等。
l 建议您能体现买家关心的问题以加快与买家交流谈判的进程,例如:最小订货量,价格条件,付款方式,包装情况及交货时间等。
l 为确保买家能一眼看完信息内容,建议您Detail 内容不要太长,一屏显示。
5)请附上产品图片(Attach Product Photo):  在下拉菜单中选择您已显示在网上的相关Products 的
图片。图文并茂可以增强对买家的吸引力.
审核说明:您的信息会在一个工作日内发布上网。为维护贵公司的形象,确保信息的准确性,阿里巴巴的编辑人员会对您发布的信息进行审核。信息成功上网后,您会收到一封通知邮件,告知您的信息已经发布成功。
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